Privacyverklaring

In deze privacyverklaring staat hoe Notarispost Ommen omgaat met de bescherming van uw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens bij notariële akten
De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en gecontroleerd moet worden als er een akte wordt gemaakt. Dit zijn de gevolgen voor het gebruik van uw persoonsgegevens:

de notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte vermelden;
de notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens altijd blijven bewaren;
als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan kan er niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, dan maakt de notaris een nieuwe akte waarin de wijziging staat;
de notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in een aantal registers zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster;
als uw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte betekent dit dat de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn uw gegevens ook voor derden zichtbaar;
de notaris moet uw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De notaris is een van de weinigen die van het originele identiteitsbewijs een fotokopie mag maken en die fotokopie mag bewaren;
uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris;
het kan zijn dat uw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan u niet de opdrachtgever of niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als u bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een nalatenschap of administrateur van een vereniging van eigenaren. Als ons kantoor persoonsgegevens van u gebruikt die wij niet van u zelf hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van uw gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.

Persoonsgegevens van cliënten in het algemeen

Als u nog geen opdracht aan ons hebt gegeven voor het maken van een notariële akte, maar een opdracht voor advies of als u een vraag aan ons stelt, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens voor:

onze administratie;
de communicatie met u;
in het algemeen om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Als u ons een vraag hebt gesteld dan maken we gebruik van de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Voor een advies of andere opdracht vragen we u een aantal gegevens aan ons door te geven zoals voornamen, achternaam, adresgegevens (inclusief e-mailadres) en telefoonnummer. We vragen ook om uw geldige identiteitsbewijs te zien en daarvan een fotokopie te maken.

Grondslag voor het opvragen van gegevens

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
om te voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen; of
voor de doelen waar u specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Wij vragen alleen de gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.

Bewaartermijn
Vaak is het voor ons als notaris nodig om persoonsgegevens lang te bewaren. Dit heeft te maken met onze wettelijke taken zoals omschreven in onder meer de Wet op het notarisambt en de Archiefwet.

Beveiliging
Wij beschermen uw persoonsgegevens onder meer met de volgende maatregelen:

alle personen die namens Notarispost Ommen uw gegevens kunnen inzien, hebben een geheimhoudingsplicht;
we hebben een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten met betrekking tot uw gegevens
Er is in sommige gevallen recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen. Ook kunt u soms een verzoek indienen om uw gegevens over te dragen aan een andere dienstverlener.

Als wij uw persoonsgegevens bewaren op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan hebt u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, wilt u dan contact met ons opnemen? Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, maar u kunt dan terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt wilt u dan contact met ons opnemen?

Contactgegevens
Notarispost Ommen
Vrijthof 8a
7731 CN OMMEN
0529-712 523
secretariaat@notarispostommen.nl